כיצד נמנף בביקורת פנים את השיטות והכלים המוכחים מעולם החקירות

תשאול מקצועי בנוי על שיטה ותהליך מובנים

לתהליך התשאול וכמו בעולם החקירות כך גם בביקורת פנים, יש לנהל תשאול על פי שיטה. שלבי התשאול מהווים שדרה ללכת בה, מקלים עלינו בתהליך ונוסכים בנו בטחון כל הדרך עד לסיום התשאול. המשמעות המעשית היא שיש להקפיד על שלבי התשאול תוך התקדמות הדרגתית ועל פי סדר כרונולוגי.

התשאול מחולק לפרקים: טרום ריאיון – הכנות מקדימות, זימון המבוקר הריאיון – הכרת המבוקר, הקשבה להתייחסותו לנושא הביקורת או קבלת גרסתו באם מדובר בעבירה כלשהי התחקור – הצגת ממצאים בפני המבוקר, התרת התנגדויות, שיטות שכנוע והשפעה כשלב בהכנה המקדימה ואולי כשלב בפני עצמו אני רואה חשיבות עליונה בחובה להגדיר מראש את מטרת התשאול. הגדרה כזו מראש היא נדבך חשוב ביצירת מסגרת השאלות לבירור מאידך, ובניית גבולות גזרה לנושאי שיחה החורגים באופן קיצוני מנושא התשאול מגיסא. המבוקר מצידו, גם אם לא חשפנו בפניו את מטרת התשאול, יכיר ברצינות המעמד, ויתרשם מהדרך העניינית והממוקדת של השיחה. יש הבדל גדול האם מטרת התשאול היא לברר את תקינותו של תהליך רכש מסויים בארגון לפי סדר פעולות כמתבקש או לחילופין להתחקות אחר הגורם המקצועי המאשר של אותו רכש. האם מטרת התשאול היא לאסוף ממצאים או ראיות שמהווים בסיס לחשד בגין ביצוע עבירה פלילית או אתית כגון קבלת דבר במרמה, הטיית מכרז או העדפת ספק מסויים או לחילופין ללמוד לצרכי ייעול מעובדי המחלקה מהו סדר יומם מרגע הגעתם לעבודה. חשוב להגדיר כל אחד מנושאי התשאול הללו כמטרה. ההגדרה של מטרת התשאול מראש מאפשרת לנו לחתור וגם להשיג את התוצאה הרצויה מבלי שהנסיבות במהלך התשאול או המבוקר עצמו יצליחו להסיט אותנו ממנה. ולכן, מניסיוני, אני יודע לומר, שכל מי שיכנס לתהליך התשאול, באופן אקראי ומזדמן, מבלי להגדיר את מטרתו, סופו שייכשל באופן מאוד מתוכנן…